Hoe bedrijven en werknemers profiteren van nieuwe werkplekmodellen

Flexibile werkomgevingen zijn een rage. En niet voor niets. Omdat ze veel voordelen bieden - waaronder een hogere efficiëntie bij de prestaties van de werknemers en het gebruik van de ruimte, meer tevredenheid en een aantrekkelijk werkgeversmerk. Nu, in het kielzog van de corona-pandemie waarvan we net bekomen zijn, is het ideale moment voor verandering. Onze mentaliteit is immers al veranderd met verplichte thuiskantoren en flexibelere arbeidsvoorwaarden, en de digitalisering heeft een sterke duw in de rug gekregen. 

De transformatie van onze werkwereld begon al voor corona 

Maar wie nu denkt dat de transformatie van onze arbeidswereld pas sinds het voorjaar van 2020 in volle gang is, heeft het mis. Ook al heeft de corona-pandemie de thema's van het nieuwe werken een enorme impuls gegeven, toch komen de nieuwe werkomgevingen al enkele jaren uit verschillende richtingen. (Binnenhuis-)architecten, onderzoekers, start-ups en andere flexibele bedrijven denken er opnieuw over na om de voordelen voor werknemers en bedrijven te maximaliseren. Het concept van "werk" is aan het veranderen. 

Werk is geen plaats

De tijd van klassieke kantoren met een kleinschalige inrichting loopt ten einde. Het besef dat niet alle taken even goed uitgevoerd kunnen worden onder dezelfde omstandigheden, is immers al lang doorgedrongen. Terwijl creatieve processen bijvoorbeeld bijzonder goed werken in een face-to-face-samenwerking, kunnen concentratie-intensieve taken het best in een rustig thuiskantoor uitgevoerd worden. Als de werkplek vrij kan gekozen worden, wordt er rekening gehouden met de behoeften van de werknemers. Of zij nu in slechte gezondheid verkeren, zieke kinderen hebben of gewoon behoefte hebben aan rust: de efficiëntie neemt toe wanneer de werkplek aangepast kan worden aan de eigen behoeften en taken. 

Van thuiskantoor naar een nieuwe werkwereld

Tijdens corona heeft het verplichte thuiskantoor veel bedrijven naar meer wendbaarheid gekatapulteerd in een soort turbo-digitaliseringsexperiment. Wat voorheen ondenkbaar was, werd plotseling verplicht. Internationale bedrijven zoals Audible, zagen de mogelijkheden voor efficiëntere processen alsook een grotere tevredenheid van de werknemers en begonnen onmiddellijk hun werkomgeving te herstructureren. De basis voor de huidige samenwerking van de werknemers zijn vele onderzoeken en aanpassingen aan hun individuele behoeften alsmede aanpassingen van werkprocessen aan een steeds vluchtiger wordende wereld. 

Wat voor soort bedrijf willen we zijn? 

Dit is een grote kans voor managers, want wendbaarheid is de sleutel voor toekomstig succes. Degenen die flexibel reageren op veranderingen in de markt en de behoeften van hun klanten, kunnen beslissende voordelen behalen.  

Daarom veranderen bedrijven over de hele wereld hun klassieke kantoorcultuur en creëren ze dubbele werkruimten: het concept hub & home vindt steeds meer ingang. Het is namelijk gebleken dat de combinatie van thuiskantoor (op afstand) en werken op kantoor (ter plaatse), vooral in open-spaceconcepten met afwisselende werkplekken, talrijke voordelen oplevert: 

• efficiënter gebruik van de ruimte door open ruimteconcepten.
• dynamische veranderingen kunnen flexibeler beheerd worden
• digitaal genetwerkte processen bevorderen innovatie, communicatie en samenwerking
• het werk wordt gezonder omdat werknemers rekening kunnen houden met hun individuele behoeften  
• de efficiëntie van de werkprocessen neemt toe
• de werknemerstevredenheid stijgt
• ziekteverzuim en dus hoge kosten voor werkgevers kunnen verminderd worden
• de aantrekkelijkheid als werkgever neemt toe door meer flexibiliteit en aanpassing aan de behoeften van de werknemers en heeft een bijzonder aantrekkelijk effect op de begeerde groep van "jonge talenten" (employer branding)
• inspirerende, aantrekkelijk ontworpen werkomgevingen motiveren en stimuleren werknemers
• kwetsbare groepen werknemers kunnen beter ondersteund worden en zo tot betere prestaties komen 

Essentiële factor: veiligheid 

Het veiligheidsaspect is bijzonder belangrijk bij de invoering van dubbele werkruimten. Dit omvat enerzijds de geestelijke gezondheid van de werknemers (hoe redden zij zich alleen op kantoor, hoe kan de werkgever bij ingrijpende veranderingen zoveel mogelijk zekerheid bieden, enz.) en anderzijds de lichamelijke gezondheid, waarmee rekening gehouden moet worden via ergonomische kantooruitrusting. (Binnenhuis-)architecten en ontwerpers van gebouwen zijn al vele jaren bezig met de vraag hoe dergelijke hybride werkruimten eruit moeten zien om aan de behoeften van de werknemers te voldoen. 

Werknemers in staat stellen hun werk zo goed mogelijk te doen

Want ook hier heeft zich een paradigmaverschuiving voorgedaan: in de nieuwe arbeidswereld staan de werknemer en zijn of haar behoeften centraal. Het gaat erom betere resultaten te bereiken door gezonde, gemotiveerde en tevreden werknemers. Individuele behoeften moeten in dit concept zo goed mogelijk gerespecteerd worden. Het is niet de werknemer die zich aanpast aan het werk, maar de werkomgeving aan de behoeften van de werknemers en de processen.

De ideale middelen ter beschikking stellen 

Dit betekent niet dat iedereen maar doet wat hij wil. Het gaat er veeleer om de werknemers te voorzien van de middelen die hen in staat stellen hun werk zo goed mogelijk te doen. Creatief werk, ontwikkelingsprocessen of SCRUM-methodes kunnen bijvoorbeeld het best in teamverband gebeuren, en ook de persoonlijke band met collega's en het bedrijf is belangrijk. Open werkplekken en afwisselende werkplekken zijn hier ideaal. 

Ander werk daarentegen, zoals concentratie-intensieve planning, is gebaat bij de rust en stilte van het thuiskantoor. Niet alleen het ruimtelijk en procesmatig concept is echter van belang, maar ook de uitrusting van de werkplekken. 

Zowel in de "hub" als in de "thuisomgeving" is de aanwezigheid van alle apparaten en de toegang tot digitale structuren, alsmede de gezonde, ergonomische uitrusting van de werkplekken van essentieel belang. Gezonde, ontspannen werknemers haken immers minder snel af, hebben meer mentale reserves en gaan tevredener naar huis. 

Wilt u ook uw werkplekconcept opnieuw vormgeven en hebt u hulp nodig bij een optimale planning? Wij staan tot uw beschikking met onze deskundigheid wat betreft ergonomische kantooruitrusting. Bel ons op 026 665 00 45 of stuur een e-mail naar welcome(at)tergon.ch.